A1-Bescheinigung: Was die geplante EU-Reform wirklich bedeutet

Die EU plant die größte Reform der A1-Bescheinigung seit Jahren. Was sich ändert, für wen die Pflicht wegfällt und warum der Kontrollaufwand trotzdem steigt – ein Überblick.

Zum Hintergrund der Reform

Seit Monaten kursieren Berichte, die A1-Bescheinigung werde für Geschäftsreisen abgeschafft. Die Realität ist differenzierter. Nach fast einem Jahrzehnt Verhandlungen hat der Ausschuss für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten des Europäischen Parlaments eine vorläufige Einigung zu den EU-Verordnungen 883/2004 und 987/2009 erzielt. Bevor die Änderungen gelten, müssen aber noch Parlament und Rat formell zustimmen. Ob und wann das passiert, ist offen.

Rechtlicher Rahmen der EU-Reform der A1-Bescheinigung

Die beiden EU-Verordnungen regeln, in welchem Land Arbeitnehmende sozialversicherungspflichtig sind, wenn sie grenzüberschreitend tätig sind. Ziel war von Beginn an, dass Beschäftigte in genau einem System versichert sind und der Verwaltungsaufwand fair auf die Mitgliedstaaten verteilt wird. Die Reform modernisiert diesen Rahmen, behält die Grundprinzipien aber bei. Wichtig: Die Änderungen betreffen nur EU-Verordnungen, nicht die bilateralen Abkommen, auf denen CoCs für Nicht-EU-Staaten basieren.

Was sich konkret ändern soll nach der Reform

Der Entwurf der EU-Reform der A1-Bescheinigung sieht drei wesentliche Anpassungen vor.

Erstens sollen Kurzreisen von der A1-Pflicht ausgenommen werden. Als Kurzreise gilt eine Reise von maximal drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen, sofern innerhalb von 30 zusammenhängenden Tagen keine weiteren Reisen in dasselbe Land stattfinden. Wird diese Grenze nachträglich überschritten, entfällt die Ausnahme rückwirkend: Auch für die ursprüngliche Kurzreise muss dann noch eine A1 Bescheinigung beantragt werden. Der Bausektor ist vollständig ausgenommen, wegen erhöhter Betrugs- und Unfallrisiken.

Zweitens sollen bestimmte Geschäftsreisen ohne A1 möglich sein, wenn sie ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers stattfinden, zum Beispiel für Konferenzen, Seminare oder interne Meetings. Sobald Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden, greift die Ausnahme nicht mehr. Workations fallen ebenfalls nicht darunter, da sie nicht im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

Drittens wird die Vorab-Beantragung der A1-Bescheinigung zur verbindlichen Pflicht. Bisher war das in vielen Mitgliedstaaten unterschiedlich gehandhabt. Künftig muss das Dokument vor Reiseantritt vorliegen, wenn keine der oben genannten Ausnahmen gilt. Gleichzeitig wird der Informationsaustausch zwischen den Staaten deutlich ausgebaut, was eine konsequentere Durchsetzung wahrscheinlich macht. Anzeichen dafür gibt es bereits: ETIAS, verstärkte digitale Grenzkontrollen und eine Welle an Social Security Audits in der EU zeigen, dass die Behörden die Kontrollen schon jetzt intensivieren.

Weniger A1-Bescheinigungen, mehr Prüfaufwand

Auf den ersten Blick klingt die Reform nach weniger Bürokratie. In der Praxis verschiebt sich der Aufwand jedoch: Statt Bescheinigungen zu beantragen, müssen Arbeitgeber künftig Zweck, Dauer und Häufigkeit jeder einzelnen Reise dokumentieren und bewerten, bevor sie entscheiden, ob eine A1 erforderlich ist. Für Unternehmen mit vielen kurzen oder gemischten Reisen ist das aufwändiger als heute.

Wann tritt die EU-Reform der A1-Bescheinigung in Kraft?

Wann die Änderungen gelten, lässt sich noch nicht genau sagen. Bei einer Verabschiedung ist zunächst eine Frist von etwa sechs Monaten bis zum Inkrafttreten vorgesehen, gefolgt von einer Übergangsfrist von 24 Monaten für die Mitgliedstaaten. Realistisch betrachtet dürften die neuen Regelungen frühestens in zweieinhalb, eher in drei bis vier Jahren vollständig wirksam sein. Bis dahin bleiben viele Fragen offen: wie die Schwellenwerte berechnet werden, ob ein einheitliches Antragssystem kommt und wie die Ausnahmen mit bestehenden Entsendepflichten zusammenwirken.

Solange die Reform nicht verabschiedet ist, gelten die aktuellen Regeln unverändert. Wer heute Mitarbeitende ins Ausland schickt, muss weiterhin nach dem bestehenden Recht vorgehen.