BVV 2027: Digitale Entgeltunterlagen richtig vorbereiten

Ab 2027 endet für viele Arbeitgeber die Übergangsphase bei der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Wichtig ist die genaue Einordnung: Die Pflicht besteht im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022 für die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen. Arbeitgeber konnten sich jedoch auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis 31. Dezember 2026 davon befreien lassen. Spätestens für neue Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027 müssen die benannten Unterlagen elektronisch geführt werden.

BVV ist mehr als Entgeltabrechnung

In der Praxis wird die BVV häufig zuerst in Payroll verortet. Das ist naheliegend, greift aber zu kurz. Abrechnungssysteme bilden Entgelte, Meldungen und Beitragsdaten ab. Die BVV betrifft jedoch auch Nachweise, Erklärungen und Bescheinigungen, die sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte nachvollziehbar machen. Viele dieser Dokumente entstehen nicht direkt in der Abrechnung, sondern in HR-Prozessen, in der Personalakte, per E-Mail, über Formulare oder durch externe Stellen.

Welche Unterlagen betroffen sein können

Nicht jede Personalunterlage wird automatisch zur elektronisch zu führenden Entgeltunterlage. Maßgeblich sind die in der BVV genannten Dokumente. Dazu gehören unter anderem Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, Angaben zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, bestimmte Krankenkassenmeldungen, Nachweise im Minijob-Kontext, Pflegezeit-Erklärungen, Unterlagen zu Entsendungen und Ausnahmevereinbarungen sowie Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG oder AEntG. Auch Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Zahl berücksichtigungsfähiger Kinder können relevant sein.

Besonders wichtig ist die Abgrenzung zur allgemeinen Personalakte: Relevant ist beispielsweise eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz. Ein Arbeitsvertrag wird aber nicht allein deshalb zur BVV-pflichtigen Entgeltunterlage, weil er in der Personalakte liegt. Entscheidend ist, welche Nachweisfunktion das konkrete Dokument erfüllt.

Warum eine einfache digitale Ablage nicht genügt

Elektronische Führung bedeutet mehr als „gescannt und abgelegt“. Bei einer Anforderung muss jede Unterlage in einer separaten Datei bereitgestellt werden können; mehrere Unterlagen in einer Datei sind nicht zulässig. Der Inhalt muss lesbar und orts- sowie systemunabhängig darstellbar sein. Zulässig sind insbesondere PDF-Dateien sowie Bildformate wie jpeg, bmp, png oder tiff. Wichtig ist außerdem die Zuordnung zu Person, Dokumentart und Zeitraum.

Bei Unterlagen mit Unterschriftserfordernis ist besondere Sorgfalt nötig. Elektronische Dokumente können nur dann die geforderte Form erfüllen, wenn die jeweiligen Anforderungen eingehalten werden. Werden Papierdokumente in ein elektronisches Format überführt, sind Originale nicht automatisch entbehrlich; nach § 9 Abs. 5 BVV sind sie bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach weitergehenden gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren.

Was HR und Payroll jetzt klären sollten

Für Unternehmen ist die BVV-Umstellung kein reines IT-Thema. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus HR, Payroll, Datenschutz und Compliance. Sinnvoll ist zunächst eine Bestandsaufnahme: Welche BVV-relevanten Unterlagen entstehen im Unternehmen? Wo liegen sie heute? Wer ist verantwortlich? Welche Dokumenttypen, Berechtigungen, Fristen und Ablageprozesse braucht es?

Eine digitale Personalakte kann dabei als strukturierter Ablageort unterstützen, wenn sie relevante Dokumente sauber klassifiziert, Berechtigungen abbildet und Unterlagen für Prüfungen nachvollziehbar bereitstellt. Gesetzlich vorgeschrieben ist nicht „die digitale Personalakte“ an sich, sondern die elektronische Führung der benannten Entgeltunterlagen. Wer diese Unterscheidung sauber trifft, schafft eine belastbare Grundlage für prüfbare und effizientere HR-Prozesse.