Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen eine verbindliche Pflicht: Bestimmte Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen vollständig digital geführt und für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bereitgestellt werden. Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026 und lässt HR-Abteilungen nur begrenzten Handlungsspielraum. Die Anforderungen betreffen nicht nur technische Systeme, sondern vor allem die Struktur, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von Personaldaten.

Hintergrund der gesetzlichen Vorgaben

Die Digitalisierung zentraler HR-Unterlagen ist Teil der Modernisierung betrieblicher Prüfprozesse. Papierbasierte oder hybride Ablagen entsprechen den Anforderungen künftig nicht mehr. Ziel ist es, Informationen schneller, konsistenter und revisionssicher bereitstellen zu können. Unternehmen benötigen daher digitale Archivstrukturen, klare Berechtigungskonzepte und eine lückenlose Dokumentation.

Was ändert sich konkret?

• Verpflichtende Teilnahme an der euBP
• Digitale Nachweispflichten
• Transparente Datenhaltung

Dies betrifft insbesondere Entgeltunterlagen, Arbeitsverträge, Nachweise, Bescheinigungen sowie weitere prüfungsrelevante Dokumente. Eine digitale Personalakte erleichtert die strukturierte Ablage und schafft eine zentrale Datenbasis.

Wie Unternehmen sich vorbereiten können

Wesentliche Schritte umfassen:

• Bestandsaufnahme und Digitalisierungsgrad prüfen
• Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte erstellen
• DSGVO-Konformität sicherstellen
• Digitale Dokumentenlenkung einführen

Moderne HR‑Systeme unterstützen Unternehmen dabei, digitale Dokumentenprozesse strukturiert, konsistent und revisionssicher abzubilden. Sie reduzieren manuellen Aufwand, minimieren Fehlerquellen und stellen sicher, dass prüfungsrelevante Unterlagen jederzeit vollständig und rechtskonform verfügbar sind.

Fazit

Die digitale Pflicht ab 2027 stellt HR vor klare Anforderungen, bietet aber die Chance, Prozesse nachhaltig zu modernisieren.