Die Entgeltabrechnung ist einer der sensibelsten Prozesse in jedem Unternehmen. Fehler, Verzögerungen oder fehlende Compliance können erhebliche Folgen haben – nicht nur finanziell, sondern auch für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Gleichzeitig verändert sich die Arbeitswelt rasant: Neue Arbeitsmodelle, gesetzliche Anforderungen und technologische Entwicklungen stellen Payroll-Verantwortliche vor wachsende Herausforderungen. Doch wie findet man die Lösung, die zu den eigenen Anforderungen passt – und dabei Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit verbindet?

Dieser Leitfaden zeigt, wie Unternehmen den Auswahlprozess strukturiert gestalten können – in 6 einfachen Schritten:

1. Ziele definieren

Legen Sie fest, welche Ziele Ihr Unternehmen mit der Veränderung verfolgt. Je nach Zielsetzung ergeben sich unterschiedliche Prioritäten – und sie entscheiden letztlich darüber, welche Lösung wirklich geeignet ist.

Die Ziele können sein:

• Kosten senken: Manuelle Prozesse reduzieren, Servicekosten minimieren und interne Ressourcen entlasten
• Effizienz steigern: Prozesse beschleunigen, Routineaufgaben automatisieren und Fehleranfälligkeit minimieren
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Self-Service-Funktionen einführen, einfache Kommunikationsprozesse etablieren, pünktliche Abrechnung gewährleisten

2. Anforderungen analysieren

Identifizieren Sie konkrete Anforderungen an die neue Payroll-Lösung, um den tatsächlichen Bedarf zu definieren. Es geht zum Beispiel um folgende Fragestellungen:

1. Wie laufen die Payroll-Prozesse aktuell ab? Wo entstehen Engpässe, Fehler oder zu viele manuelle Schritte?
2. Welche Systeme und Tools sind im Einsatz – und wie erfolgt der Datenaustausch?
3. Wer ist in die Payroll-Prozesse eingebunden, intern wie extern, und an welchen Stellen bestehen Abhängigkeiten?
4. Welche Arbeitsschritte verursachen den größten Aufwand oder das höchste Risiko?

3. Technologie bewerten

Ausschlaggebend bei der Technologie ist nicht nur, welche Funktionen sie bietet, sondern wie diese technisch umgesetzt sind. Wichtige Kriterien sind:

• Cloud-Fähigkeit für ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und hohe Datensicherheit
• Benutzerfreundlichkeit für weniger Schulungsaufwand und geringere Fehleranfälligkeit
• Integrationsfähigkeit für einen Datenaustausch ohne Brüche
• Nutzermanagement für klar definierte Zugriffsrechte und die Zentralisierung der Kommunikation
• Sicherheit und Compliance für DSGVO-Konformität und revisionssichere Abläufe

4. Funktionen priorisieren

Nicht jede Payroll-Lösung deckt alle Anforderungen ab. Wichtig ist, dass sie genau die Funktionen bietet, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Wichtige Funktionen können sein:

• Echtzeit-Prüfungen und Test-Abrechnungen
• Digitale Abrechnungen und Dokumentenmanagement
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende
• Audit- und Änderungsprotokolle
• Automatisierte Validierung von Daten

5. Service-Optionen vergleichen

Payroll ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Aufgabe. Ob intern, extern oder in Kombination: Unternehmen müssen prüfen, welches Modell am besten passt.

• Intern: Hohe Kontrolle und Transparenz, aber auch hoher Ressourcenbedarf
• Extern: Entlastung des HR-Teams, aber Abhängigkeiten von Dienstleistern
• Flexible Service-Levels: Kombination beider Modelle - Self-Service und Managed Service - auf einer Plattform ohne Systemwechsel oder Datenmigration

6. Zukunftssicherheit sicherstellen

Eine zukunftsfähige Payroll ist kein statisches System, sondern eine Plattform, die mit den Anforderungen des Unternehmens Schritt hält. Folgende Kriterien sind wichtig:

• Skalierbarkeit: Kann die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen?
• Modularität: Lassen sich weitere HR-Module oder Tools integrieren?

Regelmäßige Updates: Werden neue Anforderungen automatisch umgesetzt?

Fazit: In 6 Schritten zur passenden Payroll-Lösung

Die Wahl der richtigen Payroll-Software ist eine strategische Entscheidung. Wer Ziele und Anforderungen sorgfältig analysiert, legt den Grundstein für effiziente und sichere Prozesse. Cloudbasierte Systeme bieten Flexibilität und Transparenz – und gewährleisten gleichzeitig Zukunftssicherheit.