Demografie & KI – die zwei größten Herausforderungen im HR

Tjalf: Heute bin ich im Gespräch mit Ulrich Jähnicke von der Firma aconso. Uli, was ist aus deiner Sicht aktuell die größte Herausforderung für HR-Abteilungen und wie helfen eure Lösungen dabei, diese zu bewältigen?

Ulrich Jänicke: Es gibt zwei große Herausforderungen. Zum einen der demografische Wandel und dass wir nicht genug Nachwuchs in den Personalorganisationen haben. Traumjob Personalsachbearbeiter:in – in einem Arbeitsmarkt mit zu wenigen jungen Nachwuchstalenten ist das vielleicht nicht ganz optimal. Die zweite Herausforderung ist natürlich das ganze Trend-Thema KI: Welche Auswirkungen wird das auf HR haben und was bedeutet das kurz- und mittelfristig auch für die Jobs im HR, wie werden sie sich wandeln? Also diese beiden Herausforderungen – Nachwuchs und KI – sind, glaube ich, die größten Challenges im Moment.

Vom Arbeitgeber:innen- zum Arbeitnehmer:innenmarkt

Tjalf: Welche Entwicklungen oder Trends im HR-Bereich betrachtest du besonders aufmerksam?

Ulrich Jänicke: In den letzten Jahren, vor allem nach der Pandemie, hat sich ja der totale Wandel des Arbeitsmarktes ergeben – er ist von einem Arbeitgeber:innenmarkt zu einem Arbeitnehmer:innenmarkt geworden, und Personalorganisationen mussten sich darauf einstellen. Ihre ganzen Recruiting-Verfahren entsprechend ändern, ihre Prozesse entsprechend darauf anpassen. Das ist eine der größten Entwicklungen, die wir in den letzten Jahren im HR erlebt haben. Die anderen Themen sind eigentlich Standards, die sich kontinuierlich weiterentwickeln. Was sicherlich ein ganz großes Thema ist, ist auch das Thema mobiles Arbeiten. Wie bekomme ich da Gerechtigkeit hin – gegenüber denjenigen, die zum Beispiel in der Produktion oder in Pflegeberufen arbeiten, und denen, die im Office sitzen und auch von zu Hause arbeiten können? Das ist eine große Geschichte, wo sich inzwischen auch ein bisschen Unruhe tut.

Homeoffice – Fluch, Segen oder Realität?

Tjalf: Ja, kleiner Exkurs, ich bin ja heute hier auch am Freitag bei dir im Büro. Du bist mit deinem Kollegen quasi der Einzige, der heute hier am Start sind, die Mitarbeitenden sind alle im Homeoffice. Wie fühlt sich das an für dich?

Ulrich Jänicke: Naja, da muss man so ein bisschen aufpassen. Ich bin natürlich etwas oldschool und hätte gerne mehr Mitarbeitende hier im Büro. Auf der anderen Seite haben wir heute mehrere Meetings online. Die Leute, ich weiß, sie sind da, sie arbeiten, sie tun ihren Job, aber das ist natürlich so ein bisschen der innere Konflikt. Oldschool hätte ich sie lieber hier bei mir. Es funktioniert aber leidlich gut und man muss ja auch sehr differenzieren. Es gibt ja aus meiner Sicht so drei Typen an Mitarbeitenden: Die einen sind im Homeoffice so gut wie am Arbeitsplatz, die anderen sind zum Teil sogar besser – da haben wir einige Beispiele hier – und manche finden zu Hause nicht die Struktur, die sie brauchen, um effizient zu arbeiten. Wie gehe ich damit um, dass ich niemanden bestrafe, weil es einen Teil gibt, der diese Struktur zu Hause nicht findet? Sehr schwieriges Thema, wo man auch sehr viel Unmut mit erzeugen kann.

Automatisieren – aber bitte pragmatisch

Tjalf: Die Bedarfe der Kund:innen sind im Wandel. Wie haben sich die Anforderungen eurer Kund:innen in den letzten Jahren verändert und was wird heute stärker nachgefragt?

Ulrich Jänicke: Ganz wichtig ist, dass man alle administrativen Themen versucht zu automatisieren und dabei aufpassen muss, dass im Automatisierungsprojekt das Ganze nicht zu komplex wird. Wenn man sich auf das letzte Detail auch noch fokussiert, dauert der Output viel zu lange, das Projekt dauert zu lange, die Kund:innen verlieren den Spaß daran, die Effizienz erreicht nicht die Klassen, die sie eigentlich erreichen soll. Das erleben wir immer wieder und versuchen unsere Kund:innen dahin zu bringen, dass sie nach dem Pareto-Prinzip erstmal automatisieren, wo die großen Mengen liegen.

80 % Effizienz kann ich in 20 % der Zeit generieren. Personaler:innen sind aber gewohnt, weil sie ja auch centgenau abrechnen müssen, bis zum Ende zu denken und dann auch noch das letzte Dokument zu digitalisieren, das sie einmal im Jahr brauchen, weil sie 100 % erreichen wollen. Da muss man manchmal ein bisschen steuern und sagen: Leute, wenn ihr ein Dokument einmal im Jahr braucht, dann ist das nichts, was wir automatisieren – und schon gar nicht in der Komplexität. Da brauche ich den Sachverstand von Personaler:innen und nicht eine automatisierte Software.

Fokus HR-DMS: Von der digitalen Akte bis zur KI-Ablage

Tjalf: Euer Alleinstellungsmerkmal – was unterscheidet euer Angebot deiner Meinung nach am stärksten von anderen Lösungen auf dem Markt?

Ulrich Jänicke: Der wichtigste Punkt ist, dass wir uns ausschließlich auf HR-DMS, also Dokumentenmanagement im HR-Bereich, konzentrieren. Das machen nicht so viele und wir sind da sicherlich auch die Vorreiter:innen. Wir waren die Erfinder:innen der digitalen Personalakte, haben darauf sogar ein Patent bekommen, mehrere Innovation Awards auf das Thema. Das heißt, wir wollen immer ganz vorne sein, wir wollen – wie eine Kollegin sagte – „setting the pace“, wir wollen die Innovationstreiber:innen sein.

Auch mit unserer neuen Automation, mit der vollautomatischen, KI-basierten Ablage in Personalakten, sind wir da wieder einen Schritt weiter als andere. Wir arbeiten gerade an einer neuen KI-geführten Geschichte, die sicherlich noch ganz große Effizienz im HR hebt und vor allem das ganze Thema Projektierung von Softwareprojekten nochmal auf ein neues Level hebt und massiv vereinfacht. Da kann ich nur sagen: etwas Geduld, wir sind gerade dabei, aus einer sehr guten Idee auch ein Produkt zu machen. Das muss natürlich alles rechtssicher sein, das muss in den Rahmen der DSGVO passen, das muss hinter Firewalls laufen. Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir an ChatGPT oder DeepSEA Personalunterlagen geben und uns wundern, warum der Chinese oder auch der Amerikaner damit auf einmal intime Details von meinen Mitarbeitenden weiß – das sollte nicht der Fall sein. Also dieses ganze Thema auch nutzbar zu machen und in einem Rechts- und Datenschutzkontext nutzbar zu machen, das ist das große Thema, woran wir arbeiten.

Zum Schluss: Ein Impuls für HR-Entscheidende

Tjalf: Eine Frage zum Schluss: Ein Impuls deinerseits – wenn du HR-Entscheidenden einen einzigen Impuls mitgeben könntest, welcher wäre das?

Ulrich Jänicke: Ja, No Fear. Keine Angst. Startet. Es gibt gute Software, es gibt gute Leute, die da draußen sind, die euch helfen können, mit KI neue Erfolge innerhalb eurer Organisation zu machen.

Tjalf: Vielen Dank. Großartig.