Payroll unter Druck: Zwischen KI, Compliance und Kosten

Die Payroll steht an einem Wendepunkt: steigende Compliance-Anforderungen, wachsender Digitalisierungs- und Kostendruck sowie Effizienzerwartungen. Laut einer Befragung der IW Consult im Auftrag von SPS Germany zählen diese Faktoren zu den zentralen Treibern der kommenden Jahre. Die Studie zeigt, warum Payroll-Prozesse an Grenzen stoßen und welche Optionen HR-Abteilungen jetzt prüfen sollten.

KI adressiert zentrale Aufgaben – Nutzung bleibt begrenzt

Die befragten Unternehmen schreiben Künstlicher Intelligenz (KI) eine zentrale Rolle bei der Bewältigung der größten Veränderungstreiber in der Payroll zu. 71 Prozent der Unternehmen erwarten einen positiven Einfluss auf Digitalisierung und Automatisierung. 45 Prozent sehen Vorteile im Umgang mit Compliance, Datenschutz und Regulierung, 40 Prozent bei Kostendruck und Effizienzanforderungen. Der größte operative Mehrwert durch KI liegt für 87 Prozent in der Prozessüberwachung und Fehlererkennung. 57 Prozent erwarten Entlastung durch Self-Services, 53 Prozent durch Prognosen.

In der Praxis bleibt der Einsatz überschaubar. Nur ein Bruchteil nutzt KI produktiv und regelmäßig. Häufig bleibt es bei einzelnen Anwendungsbereichen oder Pilotprojekten. Hinzu kommen Vorbehalte. Sechs von zehn Unternehmen sehen fehlerhafte oder verzerrte Ergebnisse als zentrales Risiko, rund die Hälfte nennt Datenschutz, mangelnde Transparenz und rechtliche Unsicherheiten.

Strukturelle Voraussetzungen bremsen Umsetzung

Die Studie zeigt auch, dass die Payroll überwiegend noch intern organisiert wird – unabhängig von der Unternehmensgröße. Gleichzeitig wächst der Druck auf bestehende Strukturen. Rund drei von vier Unternehmen haben Verbesserungsbedarf in ihrer Payroll-Organisation. Die Modernisierung der Payroll-Systeme ist die dringlichste Aufgabe (48 Prozent), gefolgt vom Einsatz neuer Technologien (45 Prozent) und Qualitätssicherung (44 Prozent).

Gleichzeitig fehlt in vielen Unternehmen eine klare Richtung im Hinblick auf Cloud-Lösungen. 38 Prozent geben an, dass ihre Cloud-Strategie derzeit unklar ist. 29 Prozent haben Cloud-Lösungen bereits im Einsatz. 12 Prozent wollen bewusst bei On-Premise-Systemen bleiben. Dabei zeigt sich, dass Unternehmen mit Cloud-Lösungen deutlich seltener Modernisierungsbedarf sehen.

Outsourcing schafft Handlungsspielraum

Vor diesem Hintergrund gewinnt Outsourcing an Bedeutung. Rund jedes vierte befragte Unternehmen nutzt Payroll-Outsourcing zumindest teilweise. 83 Prozent dieser Unternehmen berichten von Verbesserungen in ihrer Payroll durch Outsourcing. Diese betreffen insbesondere die Systemmodernisierung.

Auch beim Fachkräftebedarf (35 Prozent) sowie bei Standardisierung, Qualitätssicherung, Kosten und beim Einsatz neuer Technologien (jeweils rund 25 Prozent) beobachten die befragten Unternehmen eine positive Entwicklung.

Payroll am strategischen Wendepunkt

Gering standardisierte Prozesse, Systembrüche und historisch gewachsene IT-Strukturen bremsen vielerorts eine konsequente Digitalisierung der Payroll. Die klassische Inhouse-Organisation stößt zunehmend an ihre Grenzen – insbesondere, wenn Anforderungen an Compliance, Reporting und Effizienz steigen. Hinzu kommt personeller Druck: 51 Prozent der Unternehmen sehen den Wissensabfluss durch ausscheidende Mitarbeitende als starken Veränderungstreiber.

KI kann hier gezielt ansetzen, etwa bei der automatisierten Prüfung von Abrechnungsergebnissen, der Erkennung von Abweichungen oder der Verarbeitung großer Datenmengen. Ihr Nutzen hängt jedoch direkt von der Qualität und Konsistenz der zugrunde liegenden Prozesse und Systeme ab.

„Viele Payroll-Strukturen sind historisch gewachsen und entsprechend komplex. Punktuelle Optimierungen reichen hier nicht mehr aus. Erst wenn Abläufe standardisiert, Daten strukturiert und Systeme durchgängig integriert sind, lassen sich Automatisierung und KI wirksam einsetzen. Genau deshalb gewinnt Outsourcing an Bedeutung“, sagt Marianne Gause, Director Sales & Account Management Payroll Continental Europe bei SPS Germany GmbH.