Personalabteilungen stehen unter großem Druck – Routineaufgaben, zahlreiche Mitarbeiteranfragen und natürlich auch der Fachkräftemangel belasten die Teams. Eine aktuelle Studie zeigt: HR-Chatbots könnten echte Entlastung bringen. Doch viele Unternehmen nutzen sie bisher noch kaum.

Überlastete HR-Abteilungen – wenig Raum für Innovation

In vielen HR-Abteilungen ist die Belastungsgrenze erreicht. Laut der Haufe Chatbot-Studie 2025 berichten vier von fünf HR-Mitarbeitenden von einem zu hohen Arbeitspensum. Überstunden gehören für viele zum Alltag, während wichtige Aufgaben wie Digitalisierung, Weiterbildung oder strategische Personalentwicklung zu kurz kommen. Diese Dauerbelastung hemmt die Erprobung neuer Technologien wie KI-basierter HR-Chatbots.

Digitale Assistenten bleiben (noch) ungenutzt

Obwohl 93 Prozent der Befragten überzeugt sind, dass Chatbots künftig im HR-Bereich eine große Rolle spielen werden, haben 86 Prozent bislang keine eigenen Erfahrungen mit dieser Technologie gesammelt. Nur 14 Prozent nutzen bereits entsprechende Lösungen. HR-Chatbots können Informationen zu Richtlinien, Verträgen oder Anträgen bereitstellen, beim Onboarding unterstützen oder bei der Erstellung von Dokumenten helfen.

Potenziale und konkrete Einsatzfelder

Die größten Mehrwerte zeigen sich in routinelastigen Bereichen wie:

• Verwaltung von Anträgen (z. B. Urlaub, Zeitmanagement, Abwesenheiten)
• Beantwortung häufig gestellter HR-Fragen
• Unterstützung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender
• Hilfestellung bei internen Recherchen und Dokumentationen
• Textunterstützung bei Stellenausschreibungen oder Social-Media-Posts

Befragte erwarten zudem schnellere Prozesse, weniger Fehler und Kosteneinsparungen durch Automatisierung.

Chancen für die HR-Arbeit von morgen

Chatbots sollen Routineaufgaben übernehmen, damit HR-Fachkräfte mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.

• 95 % erwarten schnellere Bearbeitung standardisierter Anfragen
• 90 % hoffen auf zusätzliche Zeit für Personalstrategie und Entwicklung
• 86 % sehen Vorteile im digitalen Onboarding
• 72 % prognostizieren Kostensenkungen durch automatisierte Abläufe

Risiken und ethische Fragen

Trotz der erkannten Chancen besteht Zurückhaltung. Neun von zehn Befragten befürchten, dass Chatbots menschliches Einfühlungsvermögen nicht ersetzen können – vor allem, wenn es um sensible Anliegen geht. Weitere Bedenken betreffen Datenschutz, fehlerhafte Algorithmen und mögliche Diskriminierung durch voreingenommene KI-Modelle.

HR-Chatbots erfordern besondere Beachtung bei Datenschutz und komplexen Aufgabenstellungen. Die Haufe Chatbot-Studie zeigt, wie Unternehmen diese Risiken minimieren können. Entscheidend sind technische und rechtliche Qualität: Systeme müssen Sicherheits- und Compliance-Standards sowie den Vorgaben des EU-AI-Acts entsprechen.

Fazit

HR-Chatbots sind eine mögliche Antwort auf den steigenden Druck im Personalwesen. Richtig eingesetzt, können sie Abläufe beschleunigen und Freiräume für strategische Arbeit schaffen. Voraussetzung sind Transparenz, Datenschutz und ein verantwortungsvoller Umgang mit der Technologie.