Viele befürchten, dass KI in der Personalarbeit zu mehr Distanz führt und persönliche Interaktion verdrängt. Doch aktuelle HR-Entwicklungen zeigen das Gegenteil: KI nimmt repetitive Aufgaben ab und schafft dadurch Freiraum für echten, persönlichen Austausch zwischen Personalern und Mitarbeitenden.

Personalarbeit hat sich in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Moderne HR-Abteilungen stehen unter dem Druck, effizienter zu arbeiten, komplexere Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine möglichst individuelle Betreuung sicherzustellen. Repetitive, administrative Aufgaben beanspruchen jedoch einen großen Teil der verfügbaren Arbeitszeit und rauben so wertvolle Ressourcen. Genau hier setzen seit Jahren Lösungen wie Mitarbeiter- und Manager-Self-Service-Portale sowie Dokumentenmanagement- und Ticketingsysteme an: Sie automatisieren wiederkehrende Prozesse so weit wie möglich, um die Personalabteilung zu entlasten.

Der konsequente nächste Schritt ist die Einführung von Künstlicher Intelligenz und darauf basierender agentischer KI (Agentic AI). Im Gegensatz zur reinen Automatisierung ermöglicht Agentic AI spezialisierte KI-Agenten, die autonom und koordiniert entlang ganzer HR-Prozessketten agieren. Man kann sich das wie ein Orchester vorstellen: Die Agentic AI ist der Dirigent, der die Partituren interpretiert, auf das Publikum und den Raum reagiert und das Ensemble koordiniert. Die KI-Agenten sind die einzelnen Musiker, die ihre Noten beherrschen, aber keine Kontrolle über das Gesamtgeschehen haben.

Im HR-Alltag bedeutet dies, dass eine agentische KI auf strukturierte Daten, Dokumente, Signaturen und Geschäftsregeln wie Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw. zugreifen kann. Agentic AI bildet somit die Architektur und Steuerungslogik eines komplexen KI-Systems. Innerhalb dieser Architektur wirken KI-Agenten als operative Einheiten, die jeweils bestimmte Prozesse oder Aufgaben autonom ausführen können.

Ein gutes Einsatzbeispiel sind die On- und Offboarding-Prozesse. Sie bestehen aus vielen voneinander abhängigen Einzelschritten wie der Vertragsgenerierung, der Rechtevergabe, der IT-Freischaltung, der Rückgabe von Arbeitsmitteln oder der Zeugniserstellung. Diese sind häufig manuell, fehleranfällig und unterliegen strengen Dokumentationspflichten. Eine agentische KI kann diese Abläufe jedoch ganzheitlich orchestrieren. Vom initialen Antrag über das Erstellen und Versenden von Vertragsdokumenten und den automatisierten Abgleich mit Stammdaten und Rollenrechten bis hin zur digitalen Signatur werden alle Prozessschritte mithilfe spezialisierter KI-Agenten ausgeführt.

KI-Agenten können bereits selbstständig Aufgabenketten erkennen und bearbeiten. Sie steuern Prozesse durchgängig, tragen Informationen zusammen, bereiten notwendige Unterlagen vor und vermitteln sogar zwischen verschiedenen beteiligten Systemen. Sie ersetzen jedoch nicht die Entscheidung oder das Gespräch, sondern unterstützen dabei, das organisatorische Fundament zu schaffen, auf dem menschliche Interaktion erst richtig stattfinden kann.

Gerade weil KI repetitive Aufgaben übernimmt, rückt der Mensch wieder stärker in den Mittelpunkt der Personalarbeit. HR-Teams gewinnen Zeit für individuelle Betreuung, Coaching, Konfliktlösung, Entwicklungsgespräche und persönliche Präsenz. Anonymität entsteht nicht dort, wo Maschinen Routinearbeiten erledigen, sondern dort, wo Menschen keine Zeit mehr füreinander haben. Der Einsatz von KI sorgt dafür, dass genau das nicht passiert.

So zeigt sich: Zukunftsweisende Technologien wie agentische KI und KI-Agenten machen die Personalarbeit nicht anonymer, sondern schaffen Freiraum für echten, persönlichen Kontakt zwischen Personalern und Mitarbeitenden. Sie entlasten, strukturieren und vereinfachen. Dadurch können Personalverantwortliche das tun, wofür sie eigentlich da sind: Menschen begleiten, unterstützen und stärken.