Exit-Interviews

 „Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum ….“. Dieser Satz eines Mitarbeiters stellt das Ende eines gemeinsamen Weges mit seinem Arbeitgeber dar. In einigen Fällen ist es durchaus auch im Firmeninteresse, wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, das Unternehmen zu verlassen. Dies gilt besonders dann, wenn es bereits über einen längeren Zeitraum Spannungen gab oder der Arbeitsplatz in absehbarer Zeit ohnehin weggefallen wäre. In der Regel verursacht jedoch die arbeitnehmerseitige Kündigung wenig Begeisterung im Betrieb, ganz speziell, wenn es sich bei dem Ausscheidenden um einen Leistungsträger handelt oder eine Schlüsselposition damit vakant wird.

 Positive Atmosphäre schaffen

 Wenn die Würfel gefallen sind und Sie auch alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, den Mitarbeiter für eine Weiterbeschäftigung zu begeistern, sollten Sie seinen Schritt akzeptieren und das Beste aus der Situation machen. Geben Sie dem Mitarbeiter nicht das Gefühl, dass er ein „Abtrünniger“ sei, der sich für seine Entscheidung rechtfertigen muss. Insbesondere Beratungsunternehmen achten darauf, dass sie mit ihren ehemaligen Mitarbeitern im Guten auseinander gehen, da häufig der zukünftige Arbeitgeber ein potenzieller Kunde des Beratungsunternehmens sein kann. Im Rahmen von Alumni-Treffen wird ein intensives Netzwerk mit den Ehemaligen gepflegt und eine positive Atmosphäre im Umgang angestrebt. Sie bietet auch die Basis für eine mögliche Rückkehr zu einem späteren Zeitpunkt.

 Chancen nutzen

 Das Ausscheiden eines Mitarbeiters bietet auch die Chance, Näheres über die Austrittsgründe zu erfahren. Dies wiederum kann wichtige Hinweise auf die gelebte Unternehmenskultur, das Betriebsklima und die Arbeitsbedingungen liefern. Gezielte Maßnahmen zur Verbesserung dieser Rahmenbedingungen bringen zwar den ausscheidenden Mitarbeiter nicht mehr zurück, können aber die Arbeitszufriedenheit der verbleibenden Mitarbeiter deutlich verbessern. Dies ist ein wichtiger Schritt, um einer weiteren Fluktuation entgegenwirken und im Rahmen unter dem Stichwort Retention die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen zu erhöhen

 Das richtige Timing

 Exit-Interviews sollten erst zu einem Zeitpunkt geführt werden, wenn der Mitarbeiter keinerlei Sorgen bezüglich negativer Konsequenzen mehr fürchten muss und er damit völlig frei die Beweggründe seines Wechsels nennen kann. Dies heißt, dass er bereits sein Arbeitszeugnis vorliegen haben sollte und alle Austrittsformalitäten erledigt wurden. Für das Exit-Interview sollte ein Termin im Vorfeld vereinbart werden, sodass sich der Mitarbeiter darauf vorbereiten kann. Alle Regeln für eine optimale Gesprächsatmosphäre wie ausreichend eingeplante Zeit, eine abgeschlossene Räumlichkeit und während des Gespräches keine Störungen gilt es zu berücksichtigen, um dem Mitarbeiter auch ein Klima der Vertraulichkeit zu bieten.

 
 Keinen Druck ausüben

 Grundsätzlich sollten Exit-Interviews der Freiwilligkeit unterliegen. Erläutern Sie zunächst dem Mitarbeiter den Sinn dieses Gespräches. Indem Sie ihm deutlich machen, dass Sie an seinen Aussagen zu positiven Aspekten und möglichen Schwachstellen im Unternehmen interessiert sind, bringen Sie ihm Wertschätzung entgegen. Ferner kann er durch seine Hinweise einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die Arbeitsbedingungen seinen Kollegen zu verbessern. Dies wird seine Gesprächsbereitschaft in der Regel zusätzlich erhöhen.

 Die richtigen Fragen stellen

 Exit-Interviews sollten einen festen Fragenkatalog umfassen und gleichzeitig Freiräume für individuelle Aspekte lassen. So gehören zu den Standardfragen, die persönlichen Gründe für den Wechsel, Fragen bezüglich der positiven und negativen Wahrnehmungen im bisherigen Unternehmen/Job sowie Anregungen, wie die Schwachstellen behoben werden könnten. Ferner sind Fragen, die das Anforderungsprofil der bisherigen Stelle des Befragten betreffen hilfreich, um bei der Nachfolgebesetzung die erfolgsrelevanten Kriterien berücksichtigen zu können.

Interessant ist ebenso zu erfahren, ob der Mitarbeiter seine Unzufriedenheit und die damit verbundene Absicht, das Unternehmen verlassen zu wollen, bereits im Vorfeld kommuniziert hat. War dies der Fall, so sollte die entsprechenden Reaktionen seitens der Führungskraft erfragen werden. In jedem Fall empfiehlt sich eine offene Frage nach generellen Anregungen und Wünschen, die einen positiven Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und die Produktivität im Unternehmen hätten.

 Zuhören nicht kommentieren

 Nutzen Sie das Exit-Interview dazu dem Mitarbeiter aufmerksam zuzuhören. Bei Unklarheiten gilt es nachzufragen, damit Sie tatsächlich auch die Beweggründe und Argumente verstehen können. Das Exit-Interview ist jedoch nicht die Plattform, um die Aussagen des Mitarbeiters zu kommentieren und ihn in eine Diskussion zu verwickeln. Dies birgt leicht die Gefahr in sich, dass sich der Mitarbeiter in die Defensive gedrängt fühlt und damit beginnt, sich zu rechtfertigen. Offene Fragen, auch „W“ Fragen genannt (Wie, Warum, Wozu..) regen den Mitarbeiter dazu an, Sachverhalte näher zu beschreiben und damit den Informationsgehalt zu erhöhen.

 Der richtige Gesprächspartner

 Exit- Interviews werden in der Praxis sowohl von disziplinarischen Vorgesetzten als auch Vertretern aus dem HR-Bereich geführt. Für letztere spricht, dass das hierarchische Gefälle, wie es gegenüber dem Vorgesetzten bestanden hat, nicht vorhanden ist und damit die Chance auf eine Unterhaltung auf Augenhöhe zu nimmt. Verstärkt werden auch externe Berater für die Durchführung von Exit-Interviews heran gezogen, da diese eine entsprechende Spezialisierung auf das Führen solcher Gespräche vorweisen können. Ferner wird einer neutralen Person meist mehr Vertrauen entgegen gebracht, was die Vertraulichkeit und Professionalität des Gespräches betrifft.

 Transparenz vermitteln

 Neben der Aufklärung über die Zielsetzung des Exit-Interviews, gilt es auch den gesamten Prozess der Befragung offen zu legen und dem Mitarbeiter damit klar zu kommunizieren, wer in welcher Form von den Aussagen in Kenntnis gesetzt wird und was die weiteren Schritte im Prozess sein werden. Nur wenn Mitarbeiter wissen, was mit ihren Aussagen geschieht, können sie frei entscheiden, was und in welcher Form sie dies äußern möchten.

 Fazit: Das Exit-Interview wird zwar den ausscheidenden Mitarbeiter nicht mehr in das Unternehmen zurückbringen, bietet jedoch wichtige Ansatzpunkte, um die Rahmenbedingungen für die verbleibenden Mitarbeiter positiv zu verändern.

Doris Brenner

www.karriereabc.de

Dieser Beitrag ist bei monster.de erschienen mit dem link:

http://media.newjobs.com/dege/redaktion/Exit_Checkliste.pdf

kann noch eine Checkliste zum Thema Exitinterviews downgeloades werden