Wer vor 1990 geboren wurde, kennt sie noch, die Wegweiser ost- und westdeutscher Infrastrukturnutzung: Das Kursbuch der Bahn zum Beispiel, ein Verzeichnis aller Zugverbindungen – zu Spitzenzeiten über 50 Millimeter dick. Oder das Telefonbuch, in dem die Namen der Einwohner eines Ortes und ihre jeweilige Rufnummer aufgelistet waren. Karteikarten-Kataloge in öffentlichen Bibliotheken gehören genauso dazu wie die Zeitansage der Bundespost unter der Nummer 119.
Dass wir für all diese Dinge heute unsere Smartwatch nutzen, ist kein rein technischer Wandel. Denn mit einem neuen Mediengebrauch geht immer auch ein Kulturwandel einher. Kurz gesagt: Die Information kann einen anderen Platz in unserem Leben einnehmen.
Auch hier haben wir es mit einem doppelten Wandel zu tun: Die Methoden der Informationsvermittlung haben sich radikal geändert. Dies bedeutet aber gerade nicht, dass die Arbeit die gleiche geblieben ist (nur eben mit neuen Mitteln). Im Gegenteil: Das Human Resources Department nimmt heute eine völlig andere Aufgabe wahr als 1980. Aus administrativen Aufgaben, Einstellungsgesprächen und Entgeltabrechnungen ist eine agile Personalarbeit geworden, die dazu beiträgt, Mitarbeiter und Teams gezielt zu entwickeln.
Digitale Techniken machen diese neuen Aufgaben nicht nur einfacher, sondern sie ermöglichen sie erst. Durch systematisches Erfassen der Kompetenzen von Mitarbeitern und Bewerbern kann deren Einsatz gezielt bestimmt werden. Digitale Management-Lösungen schaffen den dringend benötigten Spielraum, die Beschäftigten nicht nur als „Humankapital“ zu verstehen und zu lenken, sondern sie vor allem zu fördern und zu begeistern. Zielgerichtete Talentförderung und „Lebenslanges Lernen“ sind nur einige Ansatzpunkte. HR wird damit zu einem integralen Bestandteil von Management-Strategien. Und dies nicht nur in den jeweiligen Spitzengremien, sondern in der gesamten Belegschaft.
Es kommt jedoch noch immer auf die Werkzeuge an, die man zur Verfügung hat. Spezialisierte ECMLösungen wie die enaio® Personalakte der Berliner Softwarefirma OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen ein sicheres und reibungsloses Handling aller mitarbeiterrelevanten Daten. Dass nebenbei auch noch der lästige Papierkram etwa bei Urlaubsanträgen entfällt, wird dabei fast zur Fußnote. Aber mal ganz deutlich: Diesen Teil der guten alten Zeit vermisst niemand.
Ein Artikel von Christin Kuhnert, Human Resources Managerin OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH ist u.a. als Referent bei unserem Meetup #7 "Technologien, Tools & Trends in HR" in Berlin am 05.12.2019 mit dabei. Hier geht es direkt zur kostenlosen, verbindlichen Anmeldung für Personalverantwortliche.
Die Zeiten, in denen Personaler rein administrativ tätig waren, sind längst vorbei. Neben den Standardaufgaben wie Kandidatenauswahl, Neueinstellungen, Entgeltabrechnung und Personalstatistik kommt dem HR-Bereich eine immer größere unternehmenskulturelle Rolle zu.
Agile Personalarbeit ist dabei ein Stichwort, das seit einigen Jahren den Wandlungsprozess der klassischen Personalarbeit hin zu „HR 4.0“ bestimmt. Flexibel, schnell und digital soll sie sein – die schöne neue Personalwesen-Welt. Starre Strukturen werden hier aufgebrochen, vorhandene Kompetenzen in der Belegschaft identifiziert und weiterentwickelt. Human Resources im 21. Jahrhundert sind motivierend und unterstützend statt rein verwaltend und kontrollierend.
Das Anhängsel „4.0“ lässt nicht nur zufällig die softwaretypische Versions-Nomenklatur widerhallen. Modernes Mitarbeitermanagement ist untrennbar mit Digitalisierung verbunden. Das fängt bereits beim Recruiting an. Online-Stellenbörsen sind bei der Bewerbersuche längst ein alter Hut, von elektronischen Bewerbungsworkflows ganz zu schweigen. Plattformen wie Xing und LinkedIn sind Standard. Momentan rücken die sozialen Medien bei HR-Verantwortlichen immer mehr in den Fokus der Mitarbeiterakquisition.
Spezialisierte Software hält den Rücken frei für die wirklich wichtigen Dinge
Papierbasierte Personalakten, überfüllte Aktenräume oder langwierige analoge Abstimmungsprozesse wirken wie Sand in den gutgeschmierten Mühlen der agilen digitalen Personalarbeit. Spezialisierte ECMLösungen wie die enaio® Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen ein reibungsloses, sicheres und zeitsparendes Handling aller mitarbeiterrelevanten Daten. Die Historie, der aktuelle Status und potenzielle Entwicklungsmöglichkeiten eines Mitarbeiters sind stets nur wenige Klicks entfernt. Und genau hier wird es interessant! Die HR-Arbeit wird mit solchen Tools nicht nur strukturierter, fehler- und stressfreier. Durch die einfache und schnelle Bedienung der Software-Lösung werden mehr Ressourcen frei, um die wirklich wichtigen HR-Aufgaben in den Mittelpunkt zu stellen – für den Aufbau einer positiven Unternehmenskultur.
Betreuen, binden und fördern
Wer heute nach einem langfristigen Job sucht, dem geht es meist nicht nur um ein üppiges Gehalt und möglichst viele Urlaubstage. In Bewerbungsgesprächen kommt immer öfter die Frage nach der Unternehmensphilosophie, einem eindeutigen Leitbild, das mit den eigenen Werten vereinbar ist. Ein zukunftsorientiertes HR-Team arbeitet aktiv an den Unternehmenswerten mit. Und sorgt dafür, dass sich die Beschäftigten in diesen wiederfinden. Das lässt sich nur erreichen, wenn HR die Mitarbeiter „nah am Menschen“ betreuen, nicht bloß verwalten. Die Zeitersparnis durch eine digitale Management-Lösung schafft den dringend benötigten Spielraum, die Beschäftigten nicht nur als Ressource oder Kapital zu verstehen und zu lenken, sondern sie vor allem zu fördern und zu begeistern. Konzepte wie „Lebenslanges Lernen“, zielgerichtete Talentförderung, der interne Wissensaustausch und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung des Arbeitsumfeldes sind nur einige Ansatzpunkte. Das sorgt für transparente Prozesse und zufriedene Angestellte, die sich mit dem Unternehmen identifizieren können und diesem lange treu bleiben. Und das macht den Job des Personalers zu einem abwechslungsreichen und zukunftsfähigen Arbeitsfeld.
Ein Artikel von Christin Kuhnert, Human Resources Managerin OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Die Softwarebranche ist tonangebend in puncto Arbeitskultur. Vor allem, wenn es um Neuerungen geht, die gerne unter dem Label laid back/new work subsummiert werden, blickt man auf die Trends aus der Bay Area bzw. auf die deutschen Unternehmen, die auch gerne dort wären. Das gilt nicht nur für den Dresscode (aber auch für den); da man in Softwarefirmen naturgemäß aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien ist, setzen sich hier auch die Trends im Geschäftsbereich Human Resources schneller durch. Die anderen Branchen können dann sehen, wie sie hinterherkommen – bzw. müssen einsehen, dass sie manchmal nicht hinterherkommen.
Auch in den 2010er Jahren konnten Jobeinsteiger oder -umsteiger noch manchmal folgenden Satz lesen: „Bewerbungen in elektronischer Form werden nicht berücksichtigt.“ An dieser Stelle konnte man nun taktisch überlegen:
A) Bewerbe ich mich überhaupt, wenn ich dazu eine Briefmarke kaufen muss? Habe ich überhaupt Briefumschläge da? Was kostet ein Brief eigentlich – noch immer 80 Cents wie beim letzten Mal?
B) Wenn keine E-Mail-Bewerbung erlaubt ist, bekommen die bestimmt ganz wenige Zuschriften – erhöht das nicht ungemein die Chancen für mich?
Andererseits C) Will ich in so einem Laden wirklich arbeiten?
Wenn man sich dann bewarb und es nicht klappte, bekam man die Unterlagen sogar zurückgeschickt. „Zu unserer Entlastung“, wie es im Begleitschreiben hieß. Das Netz ist voll von Anekdoten, in denen auch mal PDF-Dokumente ausgedruckt und dann „zu unserer Entlastung“ zurückgeschickt wurden. Analog-digitales Chaos, über 30 Jahre nach der ersten deutschen EMail.
Es geht um Entlastung
So sieht es also auf den hinteren Reihen aus. Und an der Front? Konzerne nutzen seit längerem Portale mit systematischer, digitaler Personalerfassung. Das müssen sie auch – wie sollten sie 1.000 Bewerbungen am Tag auch sonst verarbeiten? Der Mittelstand zieht mittlerweile nach. Mein eigenes Unternehmen – eine 30 Jahre junge Berliner Softwareschmiede – bietet nicht nur eine digitale Personallösung an, sondern nutzt sie auch selbst: Jeder Vorgang im Recruiting löst einen Workflow aus, Unterlagen im klassischen Sinne sind überflüssig geworden.
Der Effekt ist ein doppelter: Im konkreten Arbeitsakt sorgt es natürlich für geringeren Aufwand und weniger Kosten. Gleichzeitig signalisieren wir damit auch, was wir bieten. Und hier sind wir wieder bei der Arbeitskultur. Bei aller Innovation gilt aber auch hier: Es braucht Zeit. Die Ideen der New Work Philosophie stammen ja auch aus den 80ern, werden aber heute unter neuen Vorzeichen wahrgenommen. Es ist also weniger geboten, auf ein bestimmtes Tempo zu beharren; wichtiger ist es, den digitalen Argumenten zu vertrauen. Bei der Überzeugungsarbeit in der Softwarebranche hilft es natürlich, wenn man die Lösung, die man herstellt, auch selbst benutzt. So wie wir es tun. „Zu unserer Entlastung“ sparen wir uns dann das Zurücksenden.
Ein Artikel von Christin Kuhnert, Human Resources Managerin OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Von Andreas Herde, Geschäftsführer YeaHR!, www.yeahr.de
Vermeintlich besonders innovative Branchen zeichnen sich augenscheinlich auch dadurch aus, dass regelmäßig Säue der Sorte Bullshit-Bingo durchs Branchen-Dorf getrieben werden.
Im eCommerce beispielsweise hieß vor gar nicht langer Zeit das allheilende Buzzword „Multi-/ Omni- oder Crosschannel-Commerce“. Nahtlos kanalunabhängiges Einkaufen wann, wo und mit welchem Gerät auch immer. Hört sich gut an. Machte der Kunde allerdings die Probe aufs Exempel, dann musste er sehr oft desillusioniert zur Kenntnis nehmen, dass der Online-Rabatt-Gutschein im stationären Store seines grandiosen Omnichannel-Händlers leider gar nicht einlösbar ist. Online-Gutscheine bitte nur online einlösen. Die Servicehotline kennt auch nach drei Anrufen mein Anliegen noch nicht automatisch? Die Retoure online geht, im Handel auf Kulanz? Na toll – läuft ja! Alles Omni und so.
In unserer HR-Branche wird seit geraumer Zeit die New Work-Sau durchs Dorf getrieben. Das alleine wäre ja durchaus erträglich. Schädlich wird das New-Work-Bullshit-Bingo für HR allerdings dann, wenn zwei der wichtigsten Währungen von Personalarbeit beschädigt werden: Glaubwürdigkeit und Authentizität.
Glaubwürdigkeit und Authentizität im Auge behalten!
Wir haben uns zur Vorbereitung dieses Beitrages willkürlich und ohne Anspruch auf Repräsentativität zwanzig aktuelle Stellenangebote angeschaut. In jedem fand sich mindestens eines, meist jedoch mehrere der New Work-Buzzwörter wie Home Office, selbstbestimmte Arbeitszeiten und selbstbestimmter Urlaub, Flexibilität, Mobilität, Eigenständigkeit, Agilität und so weiter.
Um Missverständnissen vorzubeugen: Als HR-Boutique mit Herzblut und HR in der DNA sind wir sehr für modern gestaltete und organisierte Arbeitsplätze. Es drängt sich allerdings schon die Frage auf, ob alle Arbeitgeber, die sich – durch den ausgeprägten Arbeitnehmermarkt vermeintlich dazu gezwungen – am New Work-Übertreffungswettbewerb beteiligen, organisatorisch und kulturell bereits so aufgestellt sind, dass sie ihre Versprechen auch halten können. Denn Nichts ist in HR so tödlich wie gebrochene Versprechen. Und ein enttäuschter Arbeitnehmer hat ein noch viel größeres negatives Multiplikationspotenzial als der enttäuschte Kunde aus unserem eCommerce-Beispiel.
Auch Arbeitgeber sind genervt
Das New Work-Bullshit-Bingo führt auch dazu, dass sich vereinzelt Arbeitgeber genervt von einer grundsätzlich richtigen und modernen Arbeitskultur abwenden. Da liest man dann, dass Employer zunehmend den Eindruck gewinnen, in der New Work-Debatte würden eher Fünf Sterne-Luxusressorts statt Arbeitsplätzen beschrieben. Das ist zwar völliger Unsinn, jedoch eine nachweisbare Folge einer weitgehend falsch geführten New Work-Diskussion.
Worum es bei New Work für Arbeitnehmer und –geber wirklich geht
Es geht bei New Work nicht darum, dem Arbeitnehmer das Leben – und die Arbeit – so einfach wie möglich zu machen. Im Gegenteil: Hangelt man sich entlang der ursprünglich gedachten New Work Dimensionen, dann entsteht für den Mitarbeiter eigentlich eine deutlich größere Herausforderung als innerhalb der engen Leitplanken von zuvor.
Handlungsfreiheit – also eigene Arbeitszeit bestimmen, Leistungs- und Lernziele selber festlegen – wo geht denn das heutzutage? Und welches Unternehmen traut das seinen Mitarbeitern zu? Im Dienstleistungssektor völlig undenkbar. Und für die Zielvereinbarung und den Bonus erst recht. Leistungsziele selber festlegen? Das versucht man mal im Vertrieb.
Demokratische Führung – gerne, aber nicht mit einer Lehmschicht hierarchisch denkender und agierender Führungskräfte. Nicht in einer Kultur, die von Druck und Politik geprägt ist.
Agilität – heißt alles und nichts. Aber eines ist klar. Die deutsche Ingenieurs-getriebene Wasserfall-Denkweise wird in den nächsten 25 Jahren so schnell nicht aus den Köpfen und Strukturen deutscher Unternehmen weichen.
Flexibilität – Home Office als Paradebeispiel für die Mutter aller Endgegner: Versicherung, Arbeitsmittel, gesetzliche Vorgaben.... wenn es doch so einfach wäre.
Neue Bürokonzepte als letzte Dimension. Es ist längst erwiesen ist, dass Großraum unproduktiv macht und ein solcher Anspruch eben auch nicht unwesentlicher Investitionen bedarf.
Also: alles wie immer. Auf dem Blatt Papier klingt´s super. Für die Realität ist New Work ein wahrscheinlich nie erreichbarer Zustand. Und entsprechend sollte man auch aufpassen, im Wettbewerb um Talente nicht zu viel zu versprechen. Was heißt denn „Flexible Arbeitszeiten“ genau? Im Arbeitsvertrag und in der Unternehmenskultur? Heißt Vertrauensurlaub nur, dass sich keiner mehr traut, Urlaub zu nehmen? Heißt Agile Office Space einfach nur Lärm? Heißt demokratische Führung und kollaboratives Arbeiten einfach „jeder darf mal was sagen und am Ende entscheidet es eh ein anderer“? Oder noch schlimmer: keiner?
New Work interessiert den Arbeitnehmer genau so wenig wie Omnichannel den Konsumenten. Der will einfach nur wissen: Gibt´s den Rabatt auch im Laden oder nicht? Und so sollte sich jedes Unternehmen fragen: Was ist in unserer Kultur möglich, welche Aussagen sind realistisch und authentisch, und was differenziert uns vielleicht vom Wettbewerb. Alles andere ist Bullshit.
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Andreas Herde ist Gründer und Geschäftsführer der HR-Agentur von YeaHR!, die sich auf Employer Branding und Recruiting-Herausforderungen in der neuen digitalisierten Arbeitswelt spezialisiert hat. YeaHR! ist zudem einer der Veranstalter des nächsten Meetup „#5 Düsseldorf Recruiting & Employer Branding“ der Juman Resources Lounge. Mehr Infos unter: https://www.xing.com/events/meetup-5-dusseldorf-recruiting-employer-branding-2050169
Was benötigen Unternehmen, um in Zukunft erfolgreich zu sein?
Globale Bevölkerungsentwicklungen, ökologische Herausforderungen, Fortschritte in Wissenschaft und Technologie sowie die aktuelle Ökonomie erzeugen eine nie dagewesene Komplexität. Die eigentliche Kernherausforderung der heutigen Zeit ist es, diese Komplexität zu managen, zu meistern und zu nutzen.
Die Optimierung bestehender Geschäftsfelder, die Identifizierung sowie der Aufbau neuer Geschäftsfelder und das professionelle Management von Transformations- und Veränderungs-Prozessen stellt Unternehmen und Organisation in immer höherem Maß vor Herausforderungen im Bereich der Zukunftsfähigkeit der eigenen Existenz. Dieses bedeutet neue und erhöhte Anforderungen an die Ausbildung und Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitern.
Warum Kulturelle Transformation?
Es gibt zahlreiche Anlässe, die eine kulturelle Transformation wünschenswert oder sogar notwendig macht. Mit neuen Mindsets und Herangehensweisen können die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts in Chancen gewandelt werden. Um eine kulturelle Transformation erfolgreich bewältigen zu können, müssen Unternehmen und ihr Topmanagement bei ihren Führungskräften sowie Mitarbeitern Verständnis und Bereitschaft für den Wandel, aber auch Lust auf Veränderung wecken. Mitarbeiterfokussierung sowie -qualifizierung sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zukunftsausrichtung von Unternehmen und Organisationen.
Kulturelle Transformation gelingt durch Menschen - machen Sie Betroffene zu Beteiligten!
Aktuelle Beispiele aus der Praxis:
Kulturelle Transformation beginnt mit Wissen
Wie kann eine kulturelle Transformation systematisch sowie zielführend initiiert und Veränderungspotenziale aktiviert werden?
In einer Culture Transformation Evaluation werden wissenschaftlich-methodisch sämtliche, individuellen Kultur-Elemente erhoben und zu den wesentlichen, treibenden Kultur-Faktoren einer gesamten Organisation verdichtet. Unternehmensindividuelle, ausdifferenzierte und somit operationalisierbare Handlungsfelder sind das Ergebnis des Evaluationsprozesses. Aus diesen Handlungsfeldern abgeleitete Programme, Initiativen und Maßnahmen sind der Umsetzungsrahmen für den Weg in eine erfolgreiche Zukunft.
Über das sozialwissenschaftlich fundierte „Repertory Grid“ Verfahren werden systematisch sämtliche, individuellen Kulturelemente in einer Organisation oder Teilorganisation erhoben und zu den wesentlichen, treibenden Kulturfaktoren einer gesamten oder Teil-Organisation verdichtet. So kann der entsprechende Status zu aktuell relevanten Themenstellungen wie z.B. Innovationkultur, Agilität, Qualitätsbewusstsein oder digitale Transformation erfasst und implizite Werte sowie Motivatoren sichtbar, messbar, visualisierbar sowie analysierbar gemacht werden.
Danach werden diese Ergebnisse über weitere Analyseschritte in eine Cultur Canvas übergeleitet, die die kulturellen Metafaktoren einer Organisation, deren Zusammenhänge und Fokusthemen mit ihren Werten, Unwerten, Motivatoren und Hemmnissen darstellt.
Diese Darstellung bietet eine komplette Übersicht der treibenden Faktoren einer Organisationskultur, deren Motive und dahinter liegenden Werte und Glaubenssätze sowie ausdifferenzierte Handlungsfelder zur weiteren Ausgestaltung von Entwicklungspotenzialen.
„Es ist unmöglich in einem Unternehmen Veränderungen zu bewirken, ohne zuerst dessen Kultur verstanden zu haben.“ - Gary Hamel
Über den Autor:
Dino G. Cardiano studierte Internationale Betriebswirtschaft an der International Business School Lippstad-Bad Waldliesborn und schloss danach ein MBA-Studium an der renommierten Bradford University, UK, erfolgreich ab. Gemeinsam mit Partnern entwickelte Dino G. Cardiano seit 2006 ein semiotisch-narratives Markenmanagement-Modell, ein Modell für Zukunftsmanagement und ganzheitliche Innovation sowie weitere methodische und strategische Ansätze. Seit dem Sommersemester 2010 ist Dino G. Cardiano freier Dozent für Medienmanagement und -kommunikation an der Mediadesign Hochschule MD.H, University of Applied Sciences, in München. 2011 gründete Dino G. Cardiano die Marketing & Innovation Group / Marketing & Innovation GP GmbH - einen systemischen Dienstleister für strategisches Zukunfts- und Innovationsmanagement.
Weiter geht die Reise! Neue Speaker für München sind mit an Bord!
Für das Meetup in München konnten wir erstklassige Referenten gewinnen. Mehr Infos zum Event am 29.01.2019 hier.
HRnext. New Work und neues Mindset lautet das Thema der ersten Meetup-Runde in 2019. Hier gehen wir den speziellen disruptiven Auswirkungen der vierten industriellen Revolution auf den Grund. Mit dabei: Best Practices von HR-Vorreitern, aktuelle Beispiele digitalen Leaderships und innovative Diskussionen zu rechtlichen Aspekten wie zum Beispiel DSVGO.
Die verbindliche Anmeldung erfolgt über HRnetworx und ist ab sofort HIER möglich.
Wir freuen uns schon auf neue, spannende Impulse und jede Menge HR-Input.
Ohne Energie ist alles nichts. Oder zumindest alles viel schwieriger. Diese Erfahrung machen wir z.B. dann, wenn wir krank sind und unser Körper sämtliche Energie ins Immunsystem steckt, damit wir schnell wieder genesen.
Alltägliche Aufgaben werden plötzlich mühsam. Energie ist also eine fundamentale Quelle unserer Leistungsfähigkeit. Aber wie viel Zeit investieren Sie in Ihre Erholung? Halten Sie doch mal einen Moment inne und fragen Sie sich, über wie viel Energie Sie zurzeit (die letzten 3-4 Wochen) verfügen. Wenn ich diese Frage in meinen Seminaren stelle, dann höre ich selten: 100 %. Und nur Wenige sagen, sie haben mindestens 90 % ihrer maximalen Energie zu Verfügung. Im Durchschnitt liegt das Energieniveau bei ca. 70 %, also nur bei etwas mehr als 2/3 der maximal verfügbaren Energie. Wie ist das bei Ihnen? Und falls Sie auch nur ein durchschnittliches Energieniveau haben: Ist Ihnen klar, weshalb Sie im Prinzip nur auf drei Zylindern unterwegs sind?
Die Energiebilanz: Soll und Haben
Der vermeintlich offensichtliche Grund für fehlende Energie ist: „Ich habe einfach zu viel zu tun.“ Dies spielt sicher eine Rolle. Die Energiebilanz hat aber eine Soll-und eine Haben-Seite. Nach meiner Erfahrung wird zu wenig Zeit für Erholung eingeplant, und in dieser Zeit wird dann nicht gut regeneriert und zu wenig neue Energie geschöpft. Erholung will aktiv geplant sein. Ein erster wichtiger Schritt ist, ausreichend und gut zu schlafen. Schlafforscher sind sich einig, dass wir ein Volk von „chronisch Unausgeschlafenen“ sind. Da es in diesem Beitrag um die aktive Erholung im Alltag geht, kann ich das Thema Schlaf leider nicht weiter ausführen. Sie können sich aber hier unsere Tipps für besseren Schlaf herunterladen.
Aktive Erholung im Alltag: „Rhythm Is It!“
Werfen wir dazu zunächst einen kurzen Blick auf die Chronobiologie. Diese erforscht, welchen Rhythmen wir als Menschen unterliegen. Neben sehr lange andauernden Zyklen wie bspw. der Zellerneuerung in unserem Skelett (nach zehn Jahren einmal komplett erneuert), und den unterjährigen Zyklen, wie z.B. dem Fruchtbarkeitszyklus von Frauen, gibt es auch sog. ultradiane Rhythmen, die kürzer als ein Tag sind. Ein gutes Beispiel dafür sind die sich wiederholenden Schlafzyklen, die jeweils so ca. 90 Minuten dauern. Hoch spannend sind neueste wissenschaftliche Erkenntnisse, wonach diese nächtlichen Zyklen auch über den Tag weiterlaufen.
Tagsüber gliedern sich diese 90-Minuten-Zyklen in vier Phasen:
1. Erregung (Anstieg der Leistungsfähigkeit durch aktivierende Prozesse)
2. Leistungshoch (jetzt bekommen wir am besten unsere PS auf die Straße)
3. Stress (auch bei gleichbleibendem Arbeitspensum nimmt bei einem abnehmenden Energieniveau die Belastung zu)
4. Ultradiane Heilreaktion
Das Leistungstief, ultradiane Heilreaktion genannt, stellt eine natürliche Periode dar, in der eine körperliche und psychische Erneuerung sowie eine Erholung von Alltagsbelastung erfolgen kann. Und wenn Sie sich ein bisschen beobachten, dann werden Sie erkennen, wenn Ihr Körper diese Auszeit haben möchte. Am ehesten merken Sie es an einer nachlassenden Konzentrationsfähigkeit. Und möglicherweise möchten Sie sich strecken, oder Sie müssen gähnen. Ihr Körper sendet Ihnen jede Menge „Mach-mal-Pause-Signale“. Sie können diese ernst nehmen oder einfach darüber hinweggehen, vielleicht das Tief mit Kaffee überdecken oder sich zusammenreißen. Doch dann wird Ihr nächstes Leistungshoch höchstwahrscheinlich nicht mehr so hoch sein, wie es sein könnte, wenn Sie sich etwas Zeit für Regeneration nehmen. So paradox dies klingen mag: Nehmen Sie sich mehr Zeit dafür, bewusst nichts zu tun, um unterm Strich mehr zu leisten! Ja, genau, weniger arbeiten um mehr zu leisten. Wenn Sie die Tiefs für gezielte aktive Regenerierung nutzen.
Zwei einfache Möglichkeiten aktiver Regeneration im Alltag
• Mentale aktive Erholung. Bsp.: Stoppen Sie Ihren kontinuierlichen Gedankenfluss, indem Sie sich zurücklehnen und sich bspw. Ihren Lieblingsort vorstellen. Bleiben Sie eine Weile in Ihrer Vorstellung an diesem Ort und nehmen Sie noch mal wahr, wie Sie sich fühlen, wenn Sie an diesem Ort sind.
• Körperliche aktive Erholung. Bsp.: Setzen Sie sich aufrecht in Ihren Stuhl und atmen Sie langsamer und tiefer, als Sie dies im Alltag tun. Ein guter Rhythmus liegt bei 8-10 Sekunden je Atemzug. Sie können dabei auch Ihre Hände auf den Bauch oder auf Ihre Flanken legen und spüren, wie sich diese beim Einatmen ausdehnen.
Welches sind Ihre Erholungs-Strategien im Alltag? Wir freuen uns auf einen informativen Austausch beim Meetup in Köln der Human Resources Lounge am 15. Januar 2018 von HRnetworx und Talentrix Recruiting & Consulting. Unser Location Partner ist CMS Hasche Sigle
Über Reiner Krutti
Reiner Krutti, Experte für Führung und Gesundheit, Regeneration und Emotionsmanagement. Bankkaufmann, langjährige Führungserfahrung in internationalem Konzern, insbesondere in den Bereichen Vertrieb und Finanzen; aktuell CEO / GF HeartMath Deutschland und Experte für Führung + Emotionsmanagement bei +zone | Positivity Zone. Als Diplom-Kaufmann begann er bei Arthur Andersen und wechselte 1998 zu PEUGEOT Deutschland. Nach verschiedenen Leitungspositionen im Finanzwesen und im Vertrieb und einer Entsendung als Kaufmännischer Direktor zu PEUGEOT Kroatien, spürte er den Wunsch, sich neu auszurichten. Mit HeartMath® spezialisiert er sich auf Methoden, die persönliche Bestleistungen ermöglichen, ohne dabei auszubrennen, weil der persönliche Energiehaushalt optimiert wird. Dies wird auch seinem Anspruch als Betriebswirt und Controller gerecht: die Wirkung ist in vielen Studien wissenschaftlich bewiesen, und die Erfolge sind mittels Biofeedback messbar.
Buzzwords wie „Disruption“, „Agilität“ usw. sind in der VUCA-Welt in aller Munde. Unternehmen fürchten überrollt, Mitarbeiter überfordert zu werden. Oft entstehen daraus wilde Blüten des HR-Aktionismus.
Der Betriebswirt Savo Klingen und der Psychologe Ulrich Stadelmaier von permitto stellen sich aktiv gegen Panikmache und „Komplexisierung“. Sie plädieren dafür, sich auf das Wesentliche der Performance-Steigerung zu besinnen: Soziale Dynamik in Teams auf konstruktive, eigenverantwortliche Füße zu stellen!
Die Qualität des sozialen Miteinanders beeinflusst maßgeblich die Performance der Führungskräfte und Mitarbeiter, und damit auch maßgeblich den Unternehmenserfolg. So werden z. B. Leistungs- und Unterstützungsprozesse nur zielführend gestaltet und aufeinander abgestimmt, wenn die Beziehungen der Beteiligten als konstruktiv beschrieben werden können. Somit können auch visionsgeleitete Strategien und neue Strukturen nur auf der Basis einer konstruktiven Unternehmenskultur umgesetzt werden.
Wenn die (Führungs-) Kultur zur Performance-Steigerung genutzt werden soll, so bedarf es zu Beginn eines derartigen Entwicklungsprozesses einer Analyse, die die soziale Dynamik der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft eines Unternehmens transparent widerspiegelt und messbar macht.
Dabei muss die Analyse gleichzeitig die ungenutzten Potentiale und Wege aufzeigen, die zu mehr Performance im Unternehmen führen können. Nicht zuletzt haben die Erkenntnisse Auswirkungen auf die HR-Arbeit, so dass Entwicklungsprogramme für Führungskräfte und Mitarbeiter maßgeschneidert und effizient angepasst werden können.
Somit werden alle Faktoren, die zum Unternehmenserfolg beitragen, von der Gestaltung der Beziehungen maßgeblich beeinflusst, die in Zeiten von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit extrem dynamisch verlaufen.
Erkennt man die sozialen Interaktionen nicht in ihrer ganzen Tiefe, so können sich daraus rasch destruktive Entwicklungen ergeben, die der Performance abträglich sind. So entwickeln sich Unternehmenskulturen, die eine nachhaltige erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens verhindern können.
Werden die sozialen Interaktionen wiederum in ihrer ganzen Tiefe gesehen und erkannt, kann agil, konstruktiv und zielgerichtet gehandelt werden: Mit dem Ziel, die Unternehmenskultur (Menschen, Teams und Organisation) immer weiter zu entwickeln und nachhaltig die Motivation, Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft aller Mitarbeiter/innen sicht- und messbar zu verbessern.
Für die Analyse der sozialen Dynamik gibt es in der Organizational Research zahlreiche Ansätze, auf deren Basis Change Prozesse geplant und gesteuert werden. Dabei gilt nach wie vor die alte Regel: „Bullshit in / Bullshit out“. Die Qualität der Analyse der sozialen Dynamik hat damit für die Entwicklung der Performance eine zukunftsweisende Bedeutung.
Es sind zwei grundsätzlich verschiedene Familien von Ansätzen erkennbar: Auf der einen Seite findet man qualitative Ansätze, die versuchen die inhaltliche Tiefe des Erlebens von Individuen und Gruppen ausführlich zu beschreiben und daraus modellhafte Schlussfolgerungen für das Performance-Management zu ziehen. Diese Ansätze erzeugen oft eine Fülle von unstrukturierten Informationen, auf deren Basis nachhaltige Entwicklungsprozesse nicht geplant werden können. Es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen und damit auch von Fehlplanungen.
Den qualitativen Ansätzen stehen die quantitativen Ansätze gegenüber. Sie bilden soziale Dynamiken mit vorgegebenen Modellen ab und versuchen diese zu quantifizieren, um effizienter steuernd eingreifen zu können. Verloren geht dabei ein großer Teil der subjektiven und kollektiven Innen- und Außen-wahrnehmung, welche jedoch einen massiven Einfluss auf die tatsächliche Performance haben.
Der Ansatz congrid® verknüpft die Vorteile beider Strömungen und vereint auf einzigartige Weise inhaltliche Tiefe mit quantitativer Steuerbarkeit. Der Ansatz basiert auf der Repertory Grid Technik, die auf der Personal Construct Psychology von Georg A. Kelly (1955) aufbaut. Mithilfe dieser systemisch-konstruktivistischen Vorgehensweise werden die wahren individuellen und kollektiven Beweggründe sozialer Interaktionen identifiziert und damit die Basis geschaffen, eine konstruktive, Performance steigernde Dynamik zu entfalten, zu steuern und nachzuhalten.
Mit der congrid®Teamanalyse haben wir eine schlanke Anwendung des Ansatzes für die agile Teamentwicklung aus der Taufe gehoben – und wir berichten Ihnen von unseren Erfahrungen damit!
Der Vortrag im Rahmen der Meetups #3 "Technologien ,Tools & Spielereien in HR" der Human Resources Lounge in Düsseldorf (27.11. bei der Rheinischen Post) und Frankfurt (17.12. bei der FAZ) zeigt, wie Teams ihre Reflexionsreife erhöhen, gute Ideen weiter voranbringen und diese schließlich mit Engagement noch besser umsetzen können. Schließlich versteht Permitto als systemische Organisationsberatung, was Menschen und Systeme bewegt.
Die Komplexität von Finanz- und Personalprozessen nimmt beständig zu. Gleichzeitig steigen Compliance-Anforderungen, die ständigen gesetzlichen Änderungen unterworfen sind. Eine strukturierte Geschäftsprozessdokumentation und systematische Pflege unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist daher unabdingbar. Die vorhandenen Finanz- und Personalprozesse mögen noch so gut sein – ohne spezielle Prüfsysteme sind die damit verbundenen Risiken nicht mehr zu kontrollieren. Die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) bietet sich deshalb in jedem Unternehmen an.
Die tägliche Herausforderung bei sensiblen Prozessen
Jeder Finanzverantwortliche hat sicherlich folgende Situation schon erlebt: Die Geschäftsführung benötigt den aktuellen Monatsabschluss für einen wichtigen Termin, die Finanzabteilung registriert bei der Zusammenstellung der Zahlen Unstimmigkeiten bezüglich der Umsätze, deren Ursache in der Kürze der Zeit nicht geklärt werden können. Bei anschließender Analyse wird festgestellt, dass die Urlaubsrückstellungen aufgrund falscher Berechnungen wesentlich höher liegen als erwartet. Die typische Folge: Die Urlaubsrückstellungen werden mit Excel nach bestem Gewissen ermittelt und mit „ungutem Gefühl“ beim anstehenden Termin präsentiert.
Das Ganze hätte in diesem Fall vermieden werden können, wenn die überhöhten Urlaubsrück-stellungen sofort aufgefallen wären, schon vor der Durchführung der Gehaltsabrechnung und der Übermittlung in die Finanzbuchhaltung. Das hätte erheblichen unnötigen Aufwand gespart.
Diese Situation ist leider Alltag im Geschäftsleben. Die damit verbundenen Risiken sollten jedoch nicht unterschätzt werden. Abgesehen von der Zeit- und Ressourcenbelastung, die sich im härter werdenden Wettbewerb kaum noch jemand leisten kann, geht es gerade bei unternehmenskritischen Personal- und Finanzprozessen immer mehr um eine regel- und gesetzeskonforme Abwicklung. Im angeführten Beispiel geht es nicht nur um ungenaue Kennzahlen, sondern um wirtschaftliche Schäden durch Imageverlust oder gar Haftungsrisiken für das Unternehmen und das Management als mögliche Folgen.
Risiken im Personalbereich
Gerade Personaldaten sind sensible Daten, die besonderen Sicherheits- und Qualitätsaspekten unterliegen. Seitens der Wirtschaftsprüfer wird eine IKS-Implementierung für den Personalbereich fast schon vorausgesetzt, um eine revisionssichere und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen. Das gilt auch für die Entgeltabrechnung. In der Praxis besteht beispielsweise der Anspruch an jeden Gehaltssachbearbeiter, eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung gemäß den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durchzuführen. Durch systematische interne
Kontrollen ist sicherzustellen, dass eine ordnungsgemäße Abwicklung nachgewiesen wird. Der für die Entgeltabrechnung zuständige Fachbereich trägt dabei die primäre Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnungsergebnisse und muss die Einrichtung und Durchführung der entsprechenden Prüfverfahren selbst sicherstellen.
Das Risiko einer inkorrekten Entgeltabrechnung steigt mit ihrer Komplexität. Gerade bei IT-gestützten Abrechnungsverfahren besteht die Gefahr, dass Fehler sich bei gleichgelagerten Fällen systematisieren und damit das Risiko potenzieren. Folgen können beispielsweise die Über- bzw. Unterzahlung bei Mitarbeiterbezügen, Haftung gegenüber der Finanzverwaltung bei falscher Lohnsteuerabrechnung oder die Zwangsübernahme von Arbeitnehmerbeiträgen sein.
Die Risiken ziehen sich im Personalwesen durch alle Ebenen. So werden oft Fehler in den Stammdaten und in nachfolgenden Gehalts- und Kostenrechnungen übersehen. Auch die Übernahme manuell zusammengestellter Fehlerlisten in das IT-System im Rahmen der Stamm- und Abrechnungsprüfungen ist oft problematisch. Der mangelnde Detaillierungsgrad oder unzuverlässige Dateninformationen sind häufig Ursachen für Fehler in der Abrechnung, die zum Teil nur mit großem Aufwand beseitigt werden können. Bei der Entdeckung von Fehlern erst nach der Abrechnung wird es besonders kritisch. Auch der lückenlose Nachweis des Vorgehens gegenüber externen Prüfinstanzen ist mitunter schwierig und aufwändig.
IKS-Tools erschließen Optimierungspotenziale
Nur die strukturierte und regelmäßige Prüfung aller Abläufe kann diese Risiken eindämmen. Ein IKS-Tool setzt dabei an vielen typischen Fehlerquellen an, die trotz standardisierter Abläufe und Sachverhalte in der Unternehmenspraxis immer wieder vorkommen. Das schafft nicht nur einen sicheren Rahmen für unternehmenskritische Personalprozesse, sondern führt durch frühzeitiges Eingreifen und automatisierte Abläufe auch zu erheblichen Aufwands-Einsparungen. Die Personalabteilung kann ihre Routineprozesse effizienter abwickeln und gewinnt damit Freiraum für andere Aufgaben. Ein IKS-Tool dient also nicht nur der Vermeidung von Risiken, sondern eröffnet auch wesentliche Optimierungspotenziale. Handfeste Vorteile durch ein IKS-Tool sind beispielsweise:
IKS-Prinzipien
Praktischer Einsatz eines IKS-/Compliance Prüftools zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle als präventives HCM-internes Kontrollsystem. Die Tools sind als QuSi-Paket nach den grundlegenden Prinzipien eines IKS konzipiert, welche in die tägliche HCM-Welt übertragen werden können.
HCM-internes IKS
Ein IT-gestütztes QuSi Paket unterstützt die Kontrolle, Dokumentation und Revision zentraler Personalprozesse, vom Customizing der Lohnarten über die Stammdatenverwaltung und Abrechnung bis zu den Zahlungsläufen. Es trägt den Anforderungen von Corporate Governance, Sarbanes Oxley und Basel II Rechnung, um Manipulationen, Betrug und Fehler im Bereich HCM aufzudecken und das Management bei der Sicherstellung von Abläufen zu unterstützen. Die Anwendung beschleunigt die Optimierung der Datenqualität im Personalwesen, indem es dafür sorgt, dass Daten und Abläufe innerhalb der Systemumgebung analysiert und Korrekturen unmittelbar in das System eingepflegt werden.
Das SAP add on Paket besteht aus einzelnen Modulen zu verschiedenen HCM Prozessen, welche ein vorhandenes IKS ergänzen oder komplett als HCM-internes IKS eingesetzt werden können. Es bietet zudem die Möglichkeit, die Funktionsfähigkeit und korrekte Handhabung des IKS zu auditieren.
Fazit: Risiken senken und Effizienz steigern durch Einsatz eines IT-gestützten IKS / Compliance Tools
Die steigenden Anforderungen durch die zunehmende Komplexität und umfangreiche gesetzliche Änderungen im Personalbereich sind ohne spezialisierte IT-Systeme auch in mittelständischen Unternehmen heute kaum noch zu bewältigen. Die Einführung eines IKS-Systems ist daher
unbedingt zu empfehlen. Eine Lösung – durch den präventiven Einsatz eines IT-gestützten QuSi-Systems - gibt der Personalabteilung und dem Management die nötige Sicherheit, dass die sensiblen Personalprozesse bis ins Detail regelkonform verlaufen. Unternehmen können damit Compliance-Risiken senken, kostspielige Fehler vermeiden und sich darüber hinaus wesentliche Effizienzvorteile verschaffen.
Autor: Michael Schildknecht, Presales Senior Consultant SAP HCM addons bei der Centric IT Solutions GmbH
Michael Schildknecht ist Presales Senior Consultant / Manager SAP HCM add ons bei der Centric IT Solutions GmbH. Der Betriebswirt verfügt über 13 Jahre Erfahrung in der SAP HCM Beratung sowie 30 Jahre berufspraktischer Erfahrung als Leiter Personalverwaltung - / Entgeltabrechnung unter Einsatz externer betriebswirtschaftlicher Entgeltabrechnungssoftware. Der Autor ist langjähriges aktives Mitglied in verschiedenen HR-Gremien wie z.B. bei der Datakontext, Frechen in der ARGE West bzw. IKS-Compliance Arbeitsgemeinschaft.
Die neue Veranstaltungsrunde „Human Resources Lounge Meetup“ #2 möchte auch in München am 09.10.2018 Employer Branding als entscheidenden Vorteil im Ringen um qualifizierte Mitarbeiter in den Fokus stellen. Frank Rechsteiner wird bin diesem Rahmen einen Vortrag halten und gibt Tipps, wie Employer Branding gelingen kann.
Am Anfang eines jeden Prozessses zur Entwiccklung einer Arbeitgerbermarke stellt sich eine elementare Frage. Was bedeutet „Employer Branding“ und wofür benötigen wir dieses im digitalen Zeitalter? Das Wort Branding steht laut Wikipedia für „ein in die Haut gebranntes Zeichen (bei Tieren), siehe Brandzeichen“. Somit halte ich fest, dass der Brand oder das Branding dafür sorgen soll, dass wir Menschen (auch Tiere), die zu einer geschlossenen Gruppe gehören, erkennen sollen. D. h. im Klartext, dass wir Menschen und Mitarbeiter aufgrund ihres Brandings erkennen können, welche zu einer bestimmten Firma gehören.
Somit könnten wir uns überlegen, dass alle Mitarbeiter der Firma X nur noch gelbe Hemden und rote Jacken tragen, damit wir die Zugehörigkeit sofort erkennen. Im Sinne der Kultur sprechen wir dann von den „Artefakten der Kultur“, den z.B. Symbolen oder symbolischen Handlungen, damit wir Mitarbeiter an ihrem äußeren Erscheinungsbild erkennen und klar zuordnen. Ich gehe jedoch stark davon aus, dass kein Kandidat oder Interessent seinen Arbeitsplatz wechseln möchte, nur um auch gelbe Hemden und rote Jacken zu tragen. Was motiviert dann Menschen, um einer neuen Gruppe zugehörig zu sein? Welche Aufgabe ergibt sich daraus für Unternehmen?
Mit einem klaren Profil finden Sie die passenden Mitarbeiter
Sind Sie klar erkennbar und haben Sie ein klares Recruiting und Unternehmensprofil? Diese und weitere Fragen und deren Beantwortung stellen für mich die Basis Ihrer zukünftigen Employer Branding-Aktivitäten da. Folgendes Beispiel soll das veranschaulichen: Sollten Sie Mitarbeiter suchen, die auf eine Turbokarriere stehen, 60 Stunden pro Woche arbeiten und ein Topgehalt verdienen wollen, dann sagen Sie das! Sie suchen Mitarbeiter, die überdurchschnittliche Leistung bringen, dann sagen Sie das. Somit ist jedem Bewerber klar, auf was er sich einlässt und was ihn erwartet. Der Vorteil für Sie als Arbeitgeber ist folgender: Sie bekommen weniger Bewerbungen, jedoch die passenden! Es werden sich nur noch Leute bewerben, die genau diese Turbokarriere und ein Topgehalt suchen. Somit sind Sie als Unternehmen klar erkennbar.
Was motiviert Menschen den Arbeitgeber zu wechseln?
Ganz einfach - sie suchen einen Arbeitgeber, der ihre Werte teilt und ähnliche Ziele verfolgt. Menschen arbeiten gerne mit Menschen zusammen, die ähnliche Werte teilen. Somit macht es Sinn, dass Sie in Ihrem „Employer Branding“ Ihre gelebte Unternehmenskultur oder Arbeitsweise darstellen. Sie erzeugen, dann noch den Effekt von „Mitarbeiter bleiben, wenn Unternehmen halten, was Sie versprechen.“
Wenn Sie sich von Frank Rechsteiner und den anderen Referenten izum Titelthema inspirieren möchten, melden Sie sich an und seien Sie dabei. Mehr Infos gibt es hier.
Autor: Frank Rechsteiner
Frank Rechsteiner ist Inhaber der Hype Group, die auf Executive-, Recruiting und Strategieberatung für IT-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor hatte er langjährige Führungspositionen bei internationalen IT-Anbietern inne. Mit regelmäßigen Umfragen und Studien ermittelt er Trends im IT-Arbeits- und -Bewerbermarkt. Als Autor schreibt Frank Rechsteiner für den Springer Gabler Verlag, Bücher wie z.B. „Kulturbasierten IT-Recruiting“ – Weitere Details erhalten Sie unter http://frankrechsteiner.de